Cyfryzacja obiegu dokumentów w miejskich jednostkach w Piotrkowie Trybunalskim

Prawie 50 jednostek organizacyjnych Miasta Piotrkowa Trybunalskiego wdrożyło elektroniczny system obiegu dokumentów, czyli EZD RP. To efekt porozumienia, które miasto podpisało z Naukową i Akademicką Siecią Komputerową (NASK) w ubiegłym roku. Dzięki wdrożeniu tego bezpłatnego sytemu dokumenty szybciej trafiają do adresatów, a dane są bezpieczne. 

Od początku roku 47 jednostek organizacyjnych miasta, w tym szkoły i przedszkola, wdrożyło chmurową wersję systemu EZD RP – bezpłatnej usługi zarządzania dokumentacją.

EZD RP to bezpłatny system teleinformatyczny, który służy do elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. Został opracowany przez NASK (Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy). Dzięki temu zarządzanie dokumentacją odbywa się szybciej, bezpieczniej i jest w pełni transparentne.

NASK szkoliło pracowników piotrkowskich jednostek organizacyjnych miasta

Porozumienie z NASK dotyczące wdrożenia systemu EZD RP w miejskich jednostkach miasto podpisało w czerwcu ubiegłego roku. Partnerem wiodącym jest Urząd Miasta Piotrkowa (Biuro Cyfryzacji i Nadzoru Organizacyjnego), który koordynuje realizację wdrożeń i wspólnie z NASK zapewnia wsparcie – zarówno organizacyjne, jak i techniczne – jednostkom biorącym udział w projekcie. Obejmuje ono nie tylko pomoc przy konfiguracji systemu, ale również organizację szkoleń administracyjnych i merytorycznych oraz pełne wsparcie przy obsłudze serwisowej.

W ramach przygotowań do wdrożenia systemu pracownicy jednostek organizacyjnych skorzystali z szeregu szkoleń online. W grudniu 2025 roku specjaliści z NASK przyjechali do Piotrkowa, by przeprowadzić bezpłatne szkolenia stacjonarne. Po czasie przygotowań, jednostki organizacyjne otrzymały bezpłatny dostęp do bezpiecznej chmury EZD RP w modelu SaaS (Software as a Service) – gotowej infrastruktury sprzętowej i programowej. Możliwość korzystania z chmury SaaS EZD RP generuje oszczędności, podnosi bezpieczeństwo danych oraz eliminuje konieczność inwestowania w serwery i infrastrukturę IT.

Bezpieczeństwo informacji i szybki obieg dokumentów

Wdrażany system jest zgodny z obowiązującymi przepisami i zintegrowany z platformami, takimi jak: e-Doręczenia, ePUAP czy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Elektroniczny system obiegu dokumentów klasy EZD to wiele korzyści dla piotrkowskiej administracji:

• szybki obieg dokumentów,
• przejrzystość procesów,
• bezpieczeństwo danych podczas przesyłania i przechowywania,
• sprawne działanie instytucji,
• dostęp do dokumentów przez upoważnione osoby.

/piotrkow.pl/